Además, un problema de naturaleza muy distinta a los ya mencionados, que requiere un tratamiento aparte en otro artículo, es la tendencia que tienen muchos trabajadores de oficina a la procrastinación, que no es otra cosa que sustituir las tareas importantes de ahora mismo, por otras que producen mayor placer o apetecen más. Según los expertos, se trata de un problema relacionado con el funcionamiento de nuestro sistema límbico, o más conocido como “el sistema de recompensa”.
El teletrabajo forzado en los primeros compases de la pandemia, por un lado, ha hecho que muchas personas experimenten cierta mejoría en algunos de esos problemas planteados. A algunos les ha sido más fácil conciliar con sus vidas personales por razones obvias de cercanía al hogar, otros han visto cómo sus jefes ya no les interrumpían cada poco tiempo para meterles en una sala de reunión o sacarles de una para meterles en otra, y, en cualquier caso, la gran mayoría se han ahorrado un tiempo nada despreciable en traslados a la oficina. Pero, tras esas primeras semanas de despiste, y a medida que iba pasando el tiempo, algunas de esas ventajas se han diluido, y han aparecido nuevas incomodidades, que indican que la forma de trabajar, en el fondo, no ha mejorado en absoluto con la distancia, incluso ha empeorado.
Vemos con frecuencia por la tele o por la calle a equipos de trabajadores que están muy organizados, y que utilizan las mismas herramientas para realizar sus labores. Hablo por ejemplo de esa parada en boxes de un equipo de Fórmula 1, que es capaz de cambiar cuatro ruedas en el mismo tiempo en el que nosotros llegamos a la impresora a recoger unos papeles. ¿Qué hay detrás de esa maestría en ese cambio de ruedas? Pues no hay nada más que un buen diseño del proceso, unas herramientas adecuadas y adaptadas al trabajo a realizar, y mucho entrenamiento individual y en equipo. Lo mismo pasa en un quirófano, en un rescate en el que intervienen bomberos, o en cualquiera de cientos de trabajos que están altamente profesionalizados. ¿No sería esperado que cualquier equipo que utiliza ordenadores y programas informáticos para desarrollar su trabajo, hubiera diseñado los procesos y se hubiera entrenado con las herramientas? ¿O en estos casos ser altamente profesional no marca la diferencia?
En este contexto, y volviendo al mundo de la oficina, la pandemia ha acelerado el uso de nuevas herramientas de colaboración que, como Microsoft Teams, han sido diseñadas precisamente para solucionar gran parte de estos problemas comentados. Como en el caso de la Fórmula 1, creo que cualquier herramienta nueva ha de ser adaptada a cada proceso a cubrir, y adoptada de la misma manera por todas las personas implicadas para que nos pueda conducir al éxito. De lo contrario, añadiremos un problema más a la lista antes comentada. En este sentido, muchas personas están experimentando el caos que implica convivir con Teams y el correo electrónico, o que les inviten a equipos de Teams en los que no deberían estar, o les asignen sin preguntar tareas en Planner o ToDo sin saber siquiera en qué están metidos, por poner algunos sólo ejemplos.
En AdopTic estamos muy sensibilizados con todos estos problemas comentados, y sabemos cómo ayudar a las personas y organizaciones a superarlos. Somos una consultora partner de Microsoft, especializada en Smart Working, formada por personas que han trabajado muchos años en cliente final, en consultoría y en empresas fabricantes de soluciones como las que aporta hoy Microsoft.
Hemos sentido la necesidad de formarnos en gestión del cambio (ADKAR de Prosci), para proponer soluciones de manera profesional. Impartimos talleres específicos (entrenamiento) de herramientas de Microsoft (Teams, Planner, ToDo…), no sin antes “sentarnos :)” con los líderes de cada uno de los equipos a diseñar la mejor solución en cada caso.
Nuestro compromiso con nuestros clientes es doble: por un lado, aumentar la productividad a base de diseñar y ordenar los procesos básicos de trabajo “de oficina”, y por otro, hacer más atractivos esos procesos para atraer el talentonuevo, y/o el que ya está huyendo de organizaciones muy clásicas que no desean cambiar.
Álvaro Norte
CEO de AdopTic
