Preguntas sobre: Proyecto Adopción
Entre los servicios que ofrece AdopTic, se encuentra la realización de un assessment inicial que se hace de manera muy rápida. No obstante, la mayoría de nuestros clientes no necesitan este assessment y optan por iniciar directamente el proyecto de Adopción, ya que son ellos los que sufren a diario problemas de comunicación, reunión, gestión de los archivos y/o tareas, intercalando desde la Pandemia herramientas como el correo electrónico, Teams, o las carpetas de red entre otras.
Básicamente el resultado de la Adopción gestiona el cambio y se asegura de que la organización integra la nueva forma de trabajar en sus operaciones diarias. La formación sólo da conocimientos, que pueden ser usados para mejorar la forma de trabajar o no, y además depende mucho de la voluntad e implicación del que la recibe.
Se trata de un proyecto de gestión del cambio, basado en el modelo ADKAR de Prosci, que asegura que el 100% de las personas de la organización han cambiado, trabajando ahora de la manera que han diseñado los líderes.
El proyecto de Adopción tiene 3 fases.
- En la primera los consultores expertos en Smartworking y en M365 trabajan de manera individual con cada líder de influencia en la Organización.
- En la segunda fase, se impartirán talleres formativos online, sobre el manejo de algunas de las herramientas (al menos en Teams) al resto de la organización, aplicando el método de gestión del cambio.
- La tercera fase incluye el Governance, con distintos propósitos, entre los que destacan la estandarización de equipos y la regulación sobre quién debe realizar qué. En muchas ocasiones, AdopTic colabora en este Governance con un servicio de Oficina de Gestión. y Mantenimiento.
Un consultor experto en gestión del cambio y en Microsoft 365 realiza entre 10 y 20 sesiones O2O con líderes o directivos con un guión preestablecido. El objetivo de las mismas es triple:
- Por un lado, el consultor descubre de manera práctica las bondades y casos de uso de cada herramienta mostrando al líder su propio entorno profesional y personal.
- Por otro lado, el consultor “fuerza a utilizar” las herramientas al líder desde el primer momento, de manera individual y en un entorno de trabajo y/o personal.
- Y, por último, el consultor ayuda al líder a parametrizar sus herramientas colaborativas de trabajo, antes de compartirlas con su equipo, para que estén preparadas una vez el equipo esté formado.
En AdopTic conocemos las métricas de adopción y uso de las herramientas colaborativas de Microsoft, pero las dos únicas métricas que consideremos útiles según nuestra experiencia en proyectos de adopción son, por un lado, la disminución del número de correos y chats de Teams, y por otro el aumento de las conversaciones ordenadas por hilos en los canales de los equipos parametrizados durante el proyecto.
Un proyecto de adopción de Microsoft 365 puede fomentar significativamente el bienestar de los empleados al proporcionar herramientas que promueven la flexibilidad, la autonomía y un mejor equilibrio entre la vida personal y profesional. Al facilitar el trabajo remoto, la colaboración asincrónica y la reducción de reuniones innecesarias, los empleados pueden gestionar mejor su tiempo y reducir el estrés. Esto se alinea directamente con los principios del wellbeing laboral, ya que mejora la experiencia del empleado, fomenta una cultura de confianza y permite entornos de trabajo más saludables y sostenibles.
En la mayoría de las organizaciones, los equipos de Teams que deberían existir son de 3 tipos principalmente:
- Equipos organizativos: En ellos el líder orquesta el management equipo y el management persona, además de gestionar las el trabajo interno dentro del área o departamento. Estos equipos son estables en el tiempo, salvo cambios organizativos lógicamente.
- Equipos de Proceso: En ellos se gestionan relaciones más complejas y extra-departamentales, que la organización realiza de manera recurrente. Estos equipos como el de Cierre Financiero, el de Recruiting, el de Gestión de la Demanda, Gestión de las Operaciones, los diferentes Comités, etc. suelen ser bastante estables.
- Equipos “tipo proyecto”: Se trata de equipos temporales, y se espera que la Organización tenga claros los criterios de nacimiento y archivado de los mismo. Los proyectos, las auditorías, las campañas y otros muchos deben de llevar este tratamiento.
- Líderes: de 10 a 20 horas en 2/3 meses.
- Resto de usuarios: de 2 a 6 horas de formación.
Ambas modalidades son posibles para trabajar con AdopTic, nos adaptamos a las necesidades de nuestros clientes.
Si, se podrá subvencionar una parte o toda la formación en Microsoft 365 a través de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo), siempre que se cumplan los requisitos para ello por parte del cliente.
Preguntas sobre: Herramientas
Pensamos que las herramientas colaborativas tienen 4 modos de uso. El primero es el modo “individual”, en el que el conocimiento sobre las funcionalidades es importante. Este modo no llevará a la empresa a ser más productiva en ningún caso. El segundo es el modo “integrado”, de manera que las herramientas se relacionan unas con otras de manera natural. A continuación, tenemos el modo “colaborativo”, en donde las herramientas se comparten allá en donde sea posible y lógico, reduciendo mucho los esfuerzos y aumentando la productividad. Y, por último, llegamos el modo “gestionado”, en donde la organización, a través de sus líderes deja claras las normas, las limitaciones y los usos adecuados de las herramientas.
Las herramientas colaborativas han de cubrir el 100% de los procesos básicos de trabajo, que son la comunicación y reunión, la gestión y compartición de documentos y la planificación. Con esta premisa, las herramientas imprescindibles son Teams con su agenda, OneNote, ToDo/Planner, Findtime, además de por supuesto todas ellas completadas por Copilot.
Trabajar con Microsoft Teams es mucho más interesante que depender del correo electrónico y las carpetas de red porque permite una comunicación mucho más ágil, estructurada y contextual. En Teams, las conversaciones se organizan por canales y temas, lo que facilita seguir el hilo de cada proyecto o área sin perderse entre cadenas de correos. Además, puedes distinguir fácilmente los mensajes por urgencia o importancia, usar menciones para llamar la atención de personas clave, y responder de forma directa a mensajes específicos, lo que mejora la claridad y la velocidad en la toma de decisiones. Todo esto, sumado a la integración con archivos, reuniones y tareas en un solo lugar, hace que la colaboración sea más dinámica y eficiente que con métodos tradicionales.
No necesitas elegir entre Teams y el correo electrónico, pero Microsoft Teams se ha convertido en el centro de colaboración moderna, ideal para la comunicación ágil, reuniones virtuales, chats de equipo y trabajo conjunto en documentos en tiempo real. Aunque el correo electrónico (como Outlook) sigue siendo útil para comunicaciones más formales o externas, Teams permite mantener conversaciones organizadas por canales, compartir archivos, tomar decisiones rápidas y coordinar tareas sin salir de la plataforma. Además, ambos se integran perfectamente: puedes programar reuniones de Teams desde Outlook, recibir notificaciones cruzadas y acceder a los mismos archivos desde ambos entornos.
En absoluto. En estados avanzados del proyecto de Adopción M365, nuestros clientes llegan a acuerdos con proveedores y clientes para trabajar de manera colaborativa utilizando equipos de Teams, explotando las bondades de los canales compartidos, que permiten una colaboración mucho más adecuada que la mera utilización de los canales estándar o privados.
Microsoft OneNote es una herramienta digital de notas que combina organización, flexibilidad y colaboración en un solo espacio. Permite estructurar la información en blocs, secciones y páginas, integrando texto, imágenes, dibujos, archivos y grabaciones de audio/vídeo. Su sincronización en la nube a través de OneDrive facilita el acceso desde cualquier dispositivo y, lo más potente, es su capacidad de colaboración en tiempo real: varios usuarios pueden editar un mismo bloc simultáneamente, lo que la convierte en una excelente opción para equipos de trabajo.
OneNote se integra de forma natural con el resto de herramientas de Microsoft 365, actuando como un centro de recopilación y organización de información que se conecta con todo el ecosistema. Puedes guardar correos y reuniones desde Outlook, tomar notas directamente en reuniones de Teams o dentro de canales, y vincular documentos de Word, Excel o PowerPoint para tener todo el contenido relevante en un solo lugar. Además, OneNote se conecta con Microsoft ToDo y Planner, lo que permite convertir elementos de tus notas en tareas gestionables, asignarlas, establecer fechas límite y hacer seguimiento desde otras aplicaciones.
Microsoft ToDo es una herramienta de gestión de tareas que aporta valor tanto a nivel individual como en entornos colaborativos. Permite organizar el trabajo diario mediante listas, recordatorios, fechas de vencimiento y prioridades, pero también se integra con otras aplicaciones como Outlook, Planner y Teams, lo que facilita la coordinación de tareas dentro de equipos y proyectos.
No, Microsoft ToDo y Microsoft Planner no son lo mismo, aunque ambos se integran dentro del ecosistema de Microsoft 365 y están diseñados para la gestión de tareas. Microsoft ToDo permite organizar tareas de forma clara y accesible, tanto personales como asignadas desde otros entornos, y ofrece una vista unificada de todo lo que cada usuario debe realizar. Por su parte, Microsoft Planner está orientado a la gestión de tareas más complejas dentro de equipos o proyectos, ya que permite agrupar tareas en planes, organizarlas visualmente en tableros tipo Kanban y caracterizarlas con elementos como depósitos (buckets), etiquetas, fechas de vencimiento y asignaciones múltiples. Esta estructura facilita la planificación colaborativa y el seguimiento del progreso en proyectos compartidos, mientras que ToDo ofrece una vista más centrada en la ejecución individual.
Microsoft Planner destaca frente a herramientas similares como Trello especialmente por su integración nativa con el ecosistema de Microsoft 365, lo que permite trabajar de forma fluida con Teams, Outlook, ToDo, OneNote y SharePoint. Esta integración facilita la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la colaboración sin necesidad de cambiar de plataforma. Además, Planner ofrece una gestión más estructurada de tareas complejas mediante depósitos (buckets), etiquetas personalizables, fechas de vencimiento, archivos adjuntos y asignaciones múltiples, todo dentro de un entorno seguro y corporativo. Esto lo convierte en una opción especialmente potente para organizaciones que ya utilizan Microsoft 365 y buscan una solución de planificación visual y colaborativa sin depender de herramientas externas.
No es recomendable que la mayor parte de tus comunicaciones en Microsoft Teams se realicen por chat porque esto puede dificultar la organización, el seguimiento y la transparencia de la información. Los chats son idóneos para conversaciones rápidas o informales, pero cuando se abusa de ellos, la información importante se dispersa, se pierde el contexto y se vuelve difícil de recuperar. En cambio, los canales dentro de los equipos permiten estructurar los temas, mantener un historial accesible y facilitar la colaboración abierta, lo que mejora la eficiencia y la trazabilidad.
Preguntas sobre: Adoptic
AdopTic puede ayudarte a mejorar tu productividad al facilitar la adopción efectiva de herramientas digitales como Microsoft 365, mediante un enfoque integral que combina tecnología, gestión del cambio y cultura organizacional. Su metodología se basa en transformar la forma de trabajar hacia un modelo más flexible, autónomo y orientado a resultados, optimizando procesos, fomentando la colaboración y reduciendo la dependencia de espacios físicos. Además, ofrecen consultoría personalizada y formación para asegurar que las soluciones tecnológicas se integren de manera sostenible y alineada con los objetivos de tu organización.
Preguntas sobre: Costes
El costo de un proyecto de adopción de Microsoft 365 con AdopTic puede variar considerablemente según el tamaño de la organización, el nivel de personalización requerido y los servicios incluidos (como consultoría, formación, soporte y gestión del cambio). Para obtener un presupuesto exacto, lo ideal es solicitar una evaluación personalizada directamente con AdopTic en el formulario de contacto de la página web, llamando al 910 053 568 o escribiendo un correo a info@adoptic.es
Preguntas sobre: M365 General
Bajo nuestro punto de vista, no es recomendable permitir que todas las personas creen libremente sus propios equipos en Microsoft Teams sin una estrategia de control. Aunque pudiera parecer una forma de fomentar la autonomía, en la práctica suele generar desorganización, duplicidad de espacios, pérdida de información y dificultades para mantener la seguridad y el cumplimiento normativo.
Además, sin una estructura clara, los usuarios pueden crear equipos innecesarios o mal configurados, lo que complica la administración y reduce la eficacia de la herramienta. Lo ideal es establecer un modelo de gobernanza donde la creación de equipos esté centralizada o moderada, con plantillas predefinidas y criterios claros para su uso. Por supuesto, AdopTic puede ayudarte en esta labor.
